Metadati: cosa sono e come funzionano

In questo articolo vediamo cosa sono i metadati, il loro significato e perché vengono utilizzati all’interno del documento informatico

Metadati significato

Il termine metadati è utilizzato nel linguaggio informatico per definire un insieme di informazioni sui dati. I metadati vengono anche spesso definiti come dati sui dati termine che deriva dall’inglese metadata.

Metadati cosa sono

Il passaggio alla produzione documentaria digitale ha imposto di adottare appositi strumenti e la soddisfazione di requisiti necessari per governare la formazione, la gestione, la tenuta e la conservazione dei documenti.

Tra tutti questi strumenti c’è l’utilizzo dei cosiddetti metadati.

Nell’ambito degli archivi digitali, i meta dati sono quelle informazioni necessarie al documento informatico, al fine di poterlo creare nel modo corretto, di poterlo gestire e conservare nel tempo.

Il documento originale (informatico), essendo un documento virtuale, non ha la componente materiale costituita dalla carta e viene memorizzato in sistemi che contengono tantissimi oggetti digitali.

Metadati e documento informatico

Per poter conservare un documento digitale, e renderlo accessibile nel tempo, deve essere posto in relazione ad un insieme di informazioni.

Le informazioni basilari sono:

• il nome del file,
• le specifiche tecniche sulla versione del software,
• le specifiche tecniche sul hardware,
• le date di creazione, quelle di accesso e quelle dell’ultima modifica
• l’autore del documento

Le informazioni più complesse sono:

• la descrizione,
• i termini di rilascio,
• l’accesso e l’uso e l’oggetto.

C’è una normativa italiana sui metadati che prevede dei dati minimi che devono essere associati al documento informatico come:

• Oggetto
• Soggetto produttore
• Data di chiusura
• Identificativo
• Destinatario

Documentazione digitale

Questi elementi servono per attribuire al documento digitale un’identità ben precisa. Questo fa capire il perché viene ritenuta cruciale la fase di formazione dell’archivio, tutto questo per la corretta tenuta e conservazione della documentazione stessa digitale.

Una volta che il documento è formato, avrà un suo percorso di vita che lo porterà ovviamente ad essere gestito da altri sistemi/software con l’aggiunta di ulteriori informazioni.

Un aspetto molto importante da tenere in considerazione è che i metadati non vengono attribuiti agli oggetti digitali tutti nello stesso tempo, ma vengono accumulati nel corso della vita in modo da tracciarne l’utilizzo, come ad esempio “gli accessi, i trasferimenti, le modifiche, le copie, etc…”

I metadati sono quindi dati che descrivono la struttura, il contenuto e la loro gestione nel tempo.

I meta dati e le sue categorie

La complessità e la gestione delle risorse informative digitali, ha portato la comunità scientifica internazionale a creare una serie di standard aggiungendo una distinzione di massima dei metadati in tre precise grandi categorie:

1. metadati descrittivi,
2. metadati amministrativi e gestionali,
3. metadati strutturali.

Descrittivi

I metadati descrittivi servono all’identificazione e al recupero dei documenti, sono costituiti da descrizioni normalizzate.

Amministrativi e gestionali

I metadati amministrativi e gestionali sono utili alla loro gestione all’interno dell’archivio e comprendono anche informazioni di natura tecnica come ad esempio quelle sui formati, le procedure di creazione e l’ambiente tecnologico.

Strutturali

I metadati strutturali comprendono le informazioni necessarie per descrivere l’articolazione interna e le relazioni tra le parti che compongono gli oggetti digitali.

Meta dati esempio

I metadati sono importanti perché consentono di ricercare e recuperare un documento dal nostro archivio informatico, nel momento in cui ne abbiamo bisogno.  

Quando facciamo una ricerca per recuperare un documento dal nostro archivio, utilizziamo delle chiavi di ricerca, (se non vogliamo passare l’intera giornata a scorrere infinite liste di record).

Queste importanti chiavi di ricerca sono rappresentate proprio dai metadati, che sono stati associati al documento stesso nel momento in cui è stato inserito nel gestionale o nel sistema di conservazione.

Le info che utilizziamo per effettuare una ricerca sono:

• data,
• oggetto,
• numero del documento,
• partita IVA, etc….

Sono gli strumenti che utilizziamo per recuperare i documenti giusti, al momento giusto.

L’importanza dei metadati

Come descritto prima, alcuni metadati non devono mai mancare, la loro presenza è indispensabile per recuperare i documenti, altri devono essere presenti perché servono da garanzia dell’integrità del documento stesso, altri perché lo contestualizzano e aiutano a collocarlo correttamente rispetto ad altri documenti.

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