E-mail sul lavoro: consultazione del Garante Privacy sui tempi di conservazione dei metadati

Con Provvedimento n. 127 del 22 febbraio 2024 il Garante Privacy torna sulla questione della conservazione delle email dei dipendenti nelle aziende per lanciare una consultazione pubblica volta ad acquisire osservazioni e proposte riguardo alla congruità del termine di conservazione dei metadati.

La Consultazione mette “in stand-by” il Documento di indirizzo per le imprese: “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, che il Garante aveva pubblicato ad inizio mese.

Mail e conservazione di Metadati: una Consultazione pubblica

La Consultazione pubblica coinvolgerà datori di lavori pubblici e privati e riguarderà la conservazione dei metadati generati e raccolti automaticamente dai protocolli di trasmissione e smistamento della posta elettronica e relativi alle operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi di posta elettronica.

I contributi richiesti riguarderanno forme e modalità di utilizzo di tali metadati che ne renderebbero necessaria una conservazione superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo del Garante di inizio febbraio 2024.

Alla fine della consultazione il Garante valuterà poi, se fornire ulteriori determinazioni.

Cosa contengono i metadati delle e-mail aziendali?

Possono comprendere gli indirizzi e-mail del mittente e del destinatario, gli indirizzi IP dei server o dei computer coinvolti nell’instradamento del messaggio, gli orari di invio, di ritrasmissione e di ricezione, la dimensione del messaggio, la presenza e la dimensione degli eventuali allegati, in certi casi anche l’oggetto del messaggio spedito o ricevuto.

E-mail e metadati: una questione di privacy

La conservazione dei metadati è maturata nell’ambito di accertamenti condotti dal Garante con riguardo ai trattamenti di dati personali effettuati nel contesto lavorativo.

Secondo il Garante è emerso il rischio che programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori in modalità cloud, possano raccogliere, per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato, i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica in uso ai dipendenti, conservando gli stessi per un esteso arco temporale.

Tali sistemi, inoltre, pongono limitazioni al cliente (datore di lavoro) in ordine alla possibilità di modificare le impostazioni di base del programma informatico al fine di disabilitare la raccolta sistematica di tali dati o di ridurre il periodo di conservazione degli stessi.

Come partecipare alla consultazione pubblica sulla conservazione delle e-mail aziendali

Tutti i soggetti interessati potranno presentare le proprie osservazioni, i commenti, le informazioni, le proposte e tutti gli elementi ritenuti utili, entro 30 giorni dalla pubblicazione dell’avviso pubblico sulla Gazzetta Ufficiale (non ancora avvenuta)

Le osservazioni possono essere inviate all’indirizzo del Garante di Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma, ovvero all’indirizzo di posta elettronica protocollo@gpdp.it oppure protocollo@pec.gpdp.it.

Trattamento dei dati: l’informazione e la formazione per il Professionista della Security

Qual è la normativa di riferimento per la security in azienda?

In materia di trattamento dei dati suggeriamo i libri di Security editi da EPC editore e dedicati alla formazione e informazione dei professionisti della security e dei lavoratori:

Protezione dei dati personali e sicurezza informatica

Compliance aziendale e modalità tecnico-comportamentali nella conduzione degli audit

a Beccara Jean Louis, Cirolini Lunelli Alessandra , Ranise Silvio

Libro

Edizione: ottobre 2023

Pagine: 176

Formato: 150×210 mm

Tutela dei dati e sicurezza informatica

Del Pizzo Alessia
E-book

Contesto normativo e strategico, studio della cybersecurity e blockchain, Cyber security del PTD, il corretto trattamento dei dati nei processi digitali e conoscenza del percorso digitale della pubblica amministrazione.

Il volume fa parte della collana “PNRR, digitalizzazione e cybersecurity”

Abc del trattamento dei dati personali

Biasiotti Adalberto

Manualistica per i lavoratori

Edizione: ristampa aggiornata marzo 2022

Pagine: 96

Formato: 115×165 mm

Il sistema integrato per la SICUREZZA delle INFORMAZIONI ed il GDPR

Castroreale Renato, Ponti Chiara

Libro

Edizione: marzo 2021

Pagine: 384

Formato: 150×210 mm

Corso di formazione e-learning sul GDPR

In materia di formazione del professionista della Security, suggeriamo il corso organizzato da Istituto Informa nel catalogo dei corsi di Security e Privacy e dedicato al GDPR

Corso e-learning
GDPR General Data Protection Regulation – Il nuovo Regolamento europeo sul trattamento dei dati

In questo corso si possono approfondire tutte le novità introdotte dal nuovo Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Il corso è rivolto a tutti coloro che hanno necessità di apprendere in modo puntuale e veloce le novità introdotte dal nuovo GDPR.