Smart Working: cos’è e come funziona

Per lavoro agile, o smart working, si intende una peculiare modalità flessibile di esecuzione della prestazione subordinata.

Prima introdotto in contesti aziendali di grandi dimensioni, è stato poi – ed è tuttora – disciplinato dagli articoli 18 e ss. della legge n. 81/2017, fondato su una logica di incremento della competitività e di agevolazione alla conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

La norma fornisce una definizione  del lavoro agile nell’ambito del lavoro subordinato, che comprende tutte le forme di svolgimento della prestazione flessibili rispetto all’orario e al luogo. Parte integrante del lavoro agile sono gli strumenti tecnologici che vengono forniti dal datore di lavoro, il quale ne garantisce anche il buon funzionamento.

La disciplina non emergenziale del lavoro agile

Cosa dice la Legge 81/2017 sul lavoro agile/smart working

La Legge n. 81/2017 conferma quindi l’elemento della volontarietà tra le parti e stabilisce i suoi contenuti minimi:

• Durata. L’accordo può essere a tempo indeterminato o determinato.
• Preavviso. Il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo.
• Come e quando. L’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore.
• Potere di controllo e disciplinare. Nell’accordo devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Parità di trattamento per smart workers

Un elemento essenziale della norma è la parità di trattamento degli smart workers rispetto ai loro colleghi. Il trattamento normativo e retributivo deve essere il medesimo, come l’adozione delle adeguate norme di sicurezza. In particolare, per quanto riguardo l’orario di lavoro, di fianco al riconoscimento del diritto alla disconnessione, la norma riconosce come inviolabili i limiti di orario previsti dalla normativa vigente e dalla contrattazione collettiva.

Tutele previdenziali per smart workers

I lavoratori “agili” hanno, inoltre, diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività. Su questi aspetti, l’INAIL ha fornito le prime istruzioni operative nella circolare n. 48/2017.

Dopo la Legge di Bilancio 2019, è riconosciuta una priorità alle richieste di lavoro agile formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità e dai lavoratori con figli in condizioni di disabilità.

Cosa c’è nell’accordo che disciplina lo smart working?

Stando alla disciplina “non emergenziale”, è necessario che datore di lavoro e lavoratore siglino un accordo col quale stabilire che la prestazione lavorativa venga resa, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi:

• in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali, e in quest’ultimo caso senza una postazione fissa;
• senza precisi vincoli di orario, fatti salvi i limiti posti da legge e contrattazione collettiva circa la durata massima dell’orario giornaliero e settimanale;
• con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici.

Quali aspetti vengono regolamentati nell’Accordo di Smart Working?

Nell’accordo stesso, che deve essere per iscritto (sia ai fini della regolarità amministrativa, sia ai fini della prova) e che può essere a tempo determinato o indeterminato, le parti disciplinano le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.

In particolare, in esso vengono regolamentati i seguenti aspetti:

• gli strumenti utilizzati dal lavoratore e misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la sua disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
• i tempi di riposo del lavoratore;
• eventualmente, il diritto all’apprendimento e la certificazione delle competenze acquisite;
• le forme del potere direttivo del datore di lavoro;
• le modalità di esercizio del potere di controllo;
• l’individuazione delle condotte che, assunte all’esterno del contesto aziendale, sono sanzionabili a livello disciplinare.

Come organizzare lo smart working: l’accordo sindacale

Il lavoro agile è una delle modalità possibili di organizzazione del rapporto di lavoro subordinato: la prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro previsto dalla contrattazione collettiva.

L’accordo sindacale, come è noto, di norma avviene tra l’azienda e le RSU. L’azienda può farsi assistere dalle organizzazioni imprenditoriali del territorio, così come le RSU possono essere assistite dalle organizzazioni sindacali territoriali e/o nazionali.

Contratti individuali di smart working: cosa contengono?

Oltre un accordo generale valevole per la generalità dei lavoratori che saranno coinvolti, appare utile realizzare anche accordi individuali con ciascun lavoratore che verrà coinvolto. I contratti individuali dovrebbero prevedere l’obbligo di partecipare ai programmi formativi specifici e ribadire l’opportunità di partecipare a tutte le attività formative generali che verranno realizzate dall’azienda.
In fase di accordo sarà utile per l’azienda aver previsto preventivamente un timing per gestire l’introduzione dell’attività, che dovrà realizzare i seguenti passaggi:

• firma dell’accordo con le RSU;
• comunicare il lancio dell’iniziativa;
• la formazione per i manager e i lavoratori;
• la raccolta delle adesioni volontarie all’iniziativa;
• la firma dei contratti individuali;
• l’inizio del periodo pilota;
• un momento di check;
• la conferma o la disdetta dell’accordo in base ai risultati del periodo pilota.

Come organizzare il lavoro agile in azienda

Preliminarmente occorre decidere:

• le posizioni lavorative alle quali si può proporre di usufruire del lavoro agile;
• i giorni della settimana, del mese o dell’anno che possono essere impegnati per questa tipologia di
• lavoro;
• gli orari nell’arco della giornata utilizzabili per l’attività di lavoro agile;
• le modalità di accesso (e di recesso) a tale opportunità;
• eventuali procedure per autorizzare (o escludere) lavoro straordinario durante tale modalità di lavoro.

Le giornate di utilizzo dello smart working possono essere in giorni prestabiliti, o liberi a scelta e su richiesta preventiva del singolo lavoratore; in questo caso il lavoratore dovrà presentare la richiesta con un anticipo prefissato al proprio responsabile che dovrà autorizzare l’ammissione alla giornata di lavoro scelta per la modalità agile.
L’ammissione al contratto di smart working deve avvenire esclusivamente su base volontaria, dietro
presentazione di una specifica e formale richiesta da parte dei dipendenti interessati al proprio responsabile diretto, che potrà dare un suo parere tecnico ed autorizzare l’ammissione.

Inoltre, si deve tener conto che la L. 81/2017 indica che occorre riconoscere una priorità alle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità. La Società mantiene comunque una discrezionalità nell’accoglimento o rifiuto delle richieste. Accoglimento o rifiuto che occorre vengano giustificati, di norma le decisioni prese si basano sui seguenti requisiti:

• la presenza fisica del dipendente presso la sede di lavoro non deve costituire una necessità organizzativa, potendosi l’attività lavorativa essere svolta a distanza senza pregiudizio per la produttività, i risultati attesi o per il lavoro dei colleghi;
• il dipendente deve assicurare il mantenimento dell’impegno professionale e di produttività;
• il lavoratore ammesso al lavoro agile dovrà utilizzare la strumentazione in conformità con le disposizioni di Legge e le Policy aziendali vigenti;
• sarà tenuto a custodire con diligenza e riservatezza i dati e le informazioni aziendali in suo possesso.

Smart Working agevolato o semplificato: cos’è e come funziona

Lo smart working emergenziale è stato introdotto con l’art. 90, comma 4 del Decreto Rilancio che permetteva ai datori di lavoro privati di applicare la modalità di lavoro agile disciplinata dagli artt. da 18 a 23 della Legge n. 81/2017, ad ogni rapporto di lavoro subordinato anche in assenza degli accordi individuali previsti dalla normativa vigente.

Smart working semplificato: cosa devono comunicare i datori di lavoro?

I datori di lavoro privati dovevano comunicare al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in via telematica, i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet dello stesso Ministero.

Fino al 31 dicembre 2021 le comunicazioni di smart working nel settore privato vanno effettuate esclusivamente attraverso la procedura semplificata già in uso (per la quale non è necessario allegare alcun accordo con il lavoratore), utilizzando esclusivamente la modulistica (Template per comunicare l’elenco dei lavoratori coinvolti) e l’applicativo informatico resi disponibili dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Non sono ammesse altre modalità per l’invio della comunicazione.
Si può dunque accedere alla procedura telematica semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working ai sensi del DPCM del primo marzo 2020. Per i quesiti sull’utilizzo è possibile visitare l’URP e inviare una richiesta di assistenza.

Salute e sicurezza nello Smart Working

Per gli aspetti legati alla salute e sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile, la posizione datoriale di garanzia assume contorni più sfumati, perché il datore non ha un controllo diretto sull’attività esterna svolta dal lavoratore, e pertanto non può essere ritenuto responsabile per cause di infortunio che oltrepassano le sue possibilità d’intervento (A. Giuliani in Ambiente&Sicurezza sul Lavoro n. 4/2020).

Cosa deve fare il Datore di Lavoro?

Il datore di lavoro:

• ha l’obbligo di consegnare al lavoratore e al RLS, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi (sia generali, sia specifici) connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.
• È poi responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Cosa deve fare il lavoratore in modalità agile?

Il prestatore di lavoro deve essere dotato di attrezzatura informatica a norma di sicurezza e, da parte sua, deve cooperare (in linea con il concetto di “sicurezza partecipata” trasversale a tutto il Testo Unico.)

Articoli di approfondimento su InSic

Potrebbero interessarti anche gli articoli:

• Smart working: misure di prevenzione e protezione per la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore
• Lavoro agile, rischi per i lavoratori in smart working
• Smart working e Smart Working semplificato: che cos’è, vantaggi e svantaggi
• “La tutela delle condizioni di lavoro al tempo del Coronavirus”
• l’intervista (a cura di A. Mazzuca) a Luigi Dal Cason, medico competente e segretario nazionale SIE, Società Italiana Ergonomia e Fattori Umani.

Formazione e Informazione sullo Smart Working

Salute e sicurezza nello Smart Working – IN AULA E IN VIDEOCONFERENZA

Docenti del corso
Avv. Antonio Porpora
Dottore di ricerca in Diritto del Lavoro e Relazioni Industriali. Professore a contratto Università La Sapienza di Roma. Avvocato del Foro di Roma

Dott.ssa Lucina Mercadante
Auditor sistemi di gestione della sicurezza, esperta valutazione dei rischi
Consulente Professionale INAIL

Approfondisci con EPC Editore

• E-BOOK – Coworking & smart working – Nuove tendenze nel modo di lavorare. Completo di casi reali