Desk-sharing e Smart-Working: su cosa formare i propri dipendenti?

La risposta alla pandemia ha dimostrato che il lavoro a distanza non solo è possibile, ma è un elemento cruciale per la resilienza del business. In molti sono pronti a scommettere che la flexibility diventerà la nuova normalità.
Sulla rivista Ambiente&Sicurezza sul Lavoro A.Oleotti approfondisce allora due modalità di svolgimento della prestazione alternativi: da un lato il fenomeno del Desk Sharing conseguenza dell’ottimizzazione degli spazi lavorativi di ufficio, e dall’altro lo Smart-working (nel mondo anglofilo Remote Working, Working,, From Home o Flexible Working), che comporta cambia menti a livello di proprietà, sedi di lavoro, tecnologia e cultura del lavoro.
Un peso importante in questo cambiamento è rappresentato dalla formazione dei lavoratori a questi fenomeni partendo dalla constatazione di elementi chiave sui quali basare la sicurezza delle postazioni e l’idoneità dei dispositivi.
Vediamo quindi alcune indicazioni in materia di formazione dei lavoratori.

Cos’è il Desk Sharing

Il Desk Sharing è conseguenza dell’ottimizzazione degli spazi lavorativi di ufficio per effetto della introduzione di elementi di flessibilità nel lavoro
La crescente popolarità degli spazi di co-lavoro, dove le persone possono utilizzare scrivanie e condividere le strutture con i colleghi, è indicativa di come il nostro modo di lavorare si stia evolvendo. Il Desk Sharing combina i vantaggi di un ambiente d’ufficio tradizionale, in termini di socializzazione e collaborazione, con la libertà di lavorare da casa.

Come lavorare in sicurezza con il Desk Sharing?

Le migliori condizioni per lavorare in questa modalità si basano sulla condivisione delle risorse disponibili ed in una serie di impostazioni basate in primo luogo sull’attività da svolgere e considerando tutti gli interessati con i quali si condividono le risorse di cui sopra. Si lavora infatti nell’impostazione più adatta al compito da svolgere.
Ciò può sollevare una serie di preoccupazioni, tra cui il fatto che senza la propria scrivania si lavorerà in postazioni di lavoro non ottimizzate dal punto di vista ergonomico.
Si parte dal presupposto che nell’ufficio tradizionale, dove si lavora con scrivanie assegnate, tutti hanno una postazione di lavoro personalmente adeguata ed adattata alle proprie esigenze. In realtà, in letteratura si trovano evidenze contrarie: molte indagini di ergonomia hanno rilevato che circa l’80% delle persone non sa come regolare la propria sedia o che non lavora con lo schermo all’altezza giusta. È possibile che il loro monitor non sia sufficientemente regolabile in modo da consentire la migliore esperienza ergonomica, ma in generale, la maggior parte delle persone impiegate in un ufficio tradizionale non pensa all’ergonomia finché non ha un problema.

Quale formazione è necessaria per lavorare in Desk Sharing?

Oltre a questo, è necessaria la formazione, in modo che le persone sappiano come lavorare nelle migliori posizioni e con la più adeguata postura, ovunque lavorino. Infatti, si deve avere l’accortezza di modificare periodicamente la propria posizione di lavoro: quando non si può lavorare in ambienti diversi oppure non si ha la possibilità di alternare la seduta con del lavoro in piedi, anche prendersi una pausa è quanto mai opportuno, non solo per rispettare le norme (che, è opportuno ricordarlo, prescrivono una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al VDT, ai sensi del citato D. Lgs. 81/2008), ma anche per combattere la stanchezza che fa venir meno l’attenzione al lavoro che si sta facendo.

Quali sono gli obiettivi della formazione del personale chiamato a lavorare in Desk sharing?

La formazione del personale deve essere finalizzata a:

• Rispettare le normative anti-Covid 19;
• rendere consapevoli gli interessati su eventuali rischi associati al loro lavoro, come le attrezzature ed eventualmente le sostanze che possono utilizzare;
• utilizzare tutte le attrezzature fornite dall’azienda in modo corretto e in linea con le istruzioni ricevute;
• gestire i propri colleghi e gli ospiti in modo che siano rispettate le norme di sicurezza stabilite (in particolare per la prevenzione incendi e la gestione dell’emergenza).

Smart Working e buone pratiche e formazione da impartire

Per molti, lo Smart Working è una prima opportunità per affrontare in modo coerente le questioni ergonomiche. Quando si lavora a casa, valgono esattamente le stesse considerazioni sull’ergonomia che si applicano all’ufficio. Un buon allestimento è di vitale importanza, così come una adeguata formazione per sapere qual è la buona pratica da seguire.
Tuttavia, guardando al futuro, sembra che le discussioni sull’ergonomia si concentrino spesso eccessivamente sulla postazione di lavoro. Mentre i bravi datori di lavoro forniscono attrezzature adeguate per i loro collaboratori, non tutti ottengono tutto ciò di cui hanno bisogno (e non tutti vogliono ciò che viene loro offerto). Le persone oggigiorno lavorano con una gamma più ampia di dispositivi portatili, e possono lavorare in una più ampia gamma di ambienti di lavoro e sotto molti punti di vista, questi pongono sfide più ergonomiche rispetto alle combinazioni di tastiera-schermo-scrivania, dove le migliori pratiche sono abbastanza chiare, e considerato anche che le persone lavorano su questi stessi dispositivi al di fuori del lavoro per scopi ricreativi.
Questo crea problemi per le persone che presentano problemi muscolo-scheletrici che potrebbero derivare da un uso scarso o eccessivo di tablet e smartphone, in quanto i problemi potrebbero non derivare interamente da come vengono utilizzati per il lavoro.

Quale dotazione per lo smart-working?

Una parte fondamentale di questo è avere gli strumenti giusti per il lavoro. L’uso di tablet o smartphone per lunghi periodi non è una buona pratica. Può essere risolutivo utilizzare uno strumento alternativo – ad esempio un tablet più “tradizionale” (in cui lo schermo può girare per essere un touch-screen, o lavorare con una tastiera integrata) piuttosto che un iPad o simili. Oppure può essere il caso di collegare una tastiera e uno schermo esterni, o di usare un auricolare. Dipende per cosa viene utilizzato il dispositivo e se viene utilizzato per periodi prolungati. Al momento, né i moderni tablet né gli smartphone sono particolarmente adatti per lunghi periodi di immissione dati. Anche in questo caso, la consapevolezza e la formazione sono importanti, dopodiché applicare il buon senso dovrebbe essere lo standard.

Tranne rare eccezioni, la postazione di lavoro a casa sarà molto diversa da quella fornita in ufficio. Sarebbe opportuno che le persone che lavorano regolarmente da casa effettuino autonomamente una valutazione delle condizioni del proprio domicilio, e questa operazione potrebbe anche essere positivamente assistita on-line dall’azienda. Ciò potrebbe rafforzare le buone prassi e far sì che i datori di lavoro dimostrino che stanno prendendo le misure appropriate.
Ma va sottolineato che i rischi sono minimi se si lavora in modo ordinario e si applica il buon senso.

Quale informazione fornire al lavoratore in smart-working?

Il lavoratore che lavora da casa deve darsi dei ritmi e dei tempi (e dei luoghi, quando e se possibile) per lavorare. Questo è più semplice quando si lavora per obiettivi.
Mentre in ufficio il rispetto delle pause durante il lavoro è molto più semplice e peraltro anche sollecitato dagli stessi colleghi in momenti di socialità, ricordare e sollecitare gli utenti in Remote Working a fare delle pause, allontanarsi dalla scrivania, distendere i muscoli e quindi concentrarsi nuovamente sul lavoro non è così scontato e fare conto sul buon senso potrebbe non essere la cosa migliore. Questo reminder può essere fatto attraverso promemoria periodici via e-mail, strumenti interni di chat/social media o software dedicati. Magari, è anche importante suggerire di cambiare la postazione, passando dal tavolo della cucina ad una altra posizione in un’altra stanza, con illuminazione e postura differenti, magari anche per poco tempo, perché così facendo ci si aiuta a contrastare i problemi muscolo-scheletrici e l’affaticamento visivo.
Se il lavoro da casa comporta l’uso molto intenso del telefono, è importante assicurarsi che sia fatto uso degli auricolari/cuffie, solitamente facenti parte della dotazione degli smartphone aziendali.

Approfondisci su Ambiente&Sicurezza sul Lavoro

Desk Sharing e Smart Working – Breve ricognizione di rischi ed opportunità
a cura di Alberto Oleotti RSPP, Consulente esperto in SSL

Ambiente&Sicurezza sul lavoro n.3/2021